Accord de sous-traitance des données (DPA)

1. Parties

• Responsable de traitement : l'institut utilisateur de l'application (l'esthéticienne, indépendante ou société, identifiée par son compte sur BeautyPro Aurora), ci-après « le Client ».
• Sous-traitant : Aubin Gilles Digital, Rue de Haut-Bois 33, 5340 Gesves, Belgique, BCE 1016.682.338 (TVA BE 1016.682.338), éditeur de l'application.

2. Objet

Le présent accord encadre le traitement par Aubin Gilles Digital des données personnelles que le Client lui confie via l'application, dans le seul but de fournir les services prévus au contrat principal (gestion du planning, fichier clients, ventes, facturation, réservation en ligne, etc.).

3. Description du traitement

Traitement de données sensibles (art. 9 RGPD)

Le Logiciel comporte, sur chaque fiche client, un bloc dédié « Allergies et contre-indications » : une liste de cases proposée par l'Éditeur et une ligne libre. Son usage est à la seule initiative de l'institut, qui reste responsable du traitement. Les champs libres (notes de suivi), les questionnaires personnalisables et la reprise de données depuis un autre logiciel permettent en outre d'enregistrer de telles données ailleurs que dans ce bloc. Dans tous ces cas :

• l'institut, en sa qualité de responsable du traitement, est seul tenu de recueillir le consentement explicite de la personne concernée (art. 9.2.a RGPD) et de l'informer ;
• l'Éditeur, en sa qualité de sous-traitant, applique des mesures de sécurité appropriées : cloisonnement multi-tenant, accès restreint aux seuls membres autorisés de l'institut, et traçabilité des créations, modifications et suppressions. La simple consultation d'une fiche n'est pas journalisée ;
• pour le bloc dédié, l'Éditeur fournit le mécanisme de l'accord : le bloc reste inaccessible tant que l'accord explicite n'est pas enregistré, l'accord est horodaté et porte le nom de qui l'a recueilli ainsi que la version du texte présenté, et son retrait efface d'un seul geste les réponses et l'accord lui-même. Seule la date du retrait subsiste, sans aucune donnée de santé, afin qu'une restauration de sauvegarde ne fasse pas revenir ce qui a été retiré ;
• ces données sont supprimées ou anonymisées dans les mêmes conditions que les autres données du client. L'effacement d'une fiche supprime le bloc et pose la date du retrait, comme un retrait ordinaire.

4. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des données licites et exactes ;
• Recueillir, lorsque cela est requis, le consentement libre, éclairé et spécifique de ses clients ;
• Informer ses clients du recours à Aubin Gilles Digital comme sous-traitant ;
• Documenter le cas échéant les bases légales applicables au traitement (registre article 30 RGPD) ;
• Répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, effacement, etc.) émanant de ses clients : Aubin Gilles Digital l'assistera à sa demande, et lui transmet celles qu'il reçoit par l'application (section 8) ;
• Mettre à jour les coordonnées de son institut dans l'application en cas de changement.

5. Obligations d'Aubin Gilles Digital

Aubin Gilles Digital s'engage à :

• Traiter les données uniquement sur instructions documentées du Client (le contrat de service et les présents engagements valent instructions) ;
• Avertir immédiatement le Client si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou d'une autre disposition de protection des données de l'Union ou d'un État membre (article 28.3, dernier alinéa). Aubin Gilles Digital n'exécute pas une instruction manifestement illicite sans l'avoir signalée ;
• Garantir la confidentialité de toute personne ayant accès aux données dans le cadre de ses fonctions ;
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 RGPD) : voir clause 7 ;
• Aider le Client à respecter ses obligations en matière de :
  • réponse aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées,
  • sécurité du traitement,
  • notification de violation de données,
  • analyses d'impact si requises (article 35 RGPD).
• Notifier au Client toute violation de données personnelles dans les 24 heures suivant la prise de connaissance, en lui fournissant les informations nécessaires pour qu'il puisse, le cas échéant, notifier l'autorité de contrôle (article 33 RGPD) ;
• Tenir un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Client (article 30.2) ;
• Mettre à disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent accord ;
• Ne pas transférer les données hors de l'Union européenne en dehors des transferts déjà autorisés par le Client à la section 6 du présent accord, et sans son accord préalable pour tout nouveau transfert. Les données sont hébergées en Europe (Union européenne) ; les transferts autorisés vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types (art. 46 RGPD) et, le cas échéant, le Data Privacy Framework.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Aubin Gilles Digital à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Aubin Gilles Digital informera le Client de toute modification envisagée concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi au Client la possibilité d'émettre des objections (préavis raisonnable de 30 jours).

Chacun de ces sous-traitants ultérieurs est lié par un contrat lui imposant les mêmes obligations de protection des données que celles prévues au présent contrat, et présentant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 28.4 RGPD). Lorsqu'un sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations, Aubin Gilles Digital demeure pleinement responsable devant le Client de l'exécution par celui-ci de ses obligations.

7. Sécurité (article 32 RGPD)

Aubin Gilles Digital met en œuvre les mesures suivantes :

• Chiffrement des communications via TLS (HTTPS).
• Hachage des mots de passe avec bcrypt (jamais stockés en clair).
• Tokens de session à durée limitée, avec révocation côté serveur.
• Headers de sécurité standards (Content-Security-Policy, HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy).
• Cloisonnement multi-tenant : chaque salon n'accède qu'à ses propres données.
• Sauvegardes chiffrées, chaque nuit : copies de la base de données conservées 14 jours en version complète et 30 jours en version allégée, et images complètes du serveur conservées jusqu'à cinq ans selon une politique décroissante (14 jours, puis 8 semaines, puis 12 mois, puis 5 ans). Restauration éprouvée.
• Journaux d'audit horodatés sur les actions sensibles.
• Mises à jour régulières des dépendances logicielles et du système d'exploitation.
• Accès aux données strictement limité au personnel ayant besoin d'en connaître, soumis à un engagement de confidentialité.

8. Droits des personnes concernées

Aubin Gilles Digital fournit au Client les outils techniques nécessaires pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées :

• Une fonction d'export RGPD permettant à toute utilisatrice (y compris les clients affiliées) de télécharger ses données personnelles dans un format structuré (JSON) ;
• Une fonction de suppression du compte. Quand un client supprime son compte, Aubin Gilles Digital, sur l'instruction que le Client lui donne par le présent contrat : (a) détache la fiche du Client de ce compte, sans rien y changer d'autre ; (b) efface ce que le client a écrit lui-même dans l'application (le mot et l'adresse laissés en réservant, tels que l'agenda les montre comme venant de lui, le motif d'une annulation faite depuis son espace, ses messages d'affiliation), y compris leur copie dans l'agenda du Client, ainsi que les motifs de refus qui lui ont été adressés et les suggestions de rapprochement de ce compte ; (c) en informe le Client par e-mail et, s'il utilise l'application mobile, par une notification ; (d) transmet sans délai au Client la demande d'effacement de la fiche, quand le client l'a formulée ;
• La possibilité pour le Client de modifier ou d'effacer une fiche client (sous réserve des obligations comptables).

Le Client examine cette demande et y répond dans les délais de l'article 12 du RGPD : un mois, prolongeable de deux mois s'il en informe la personne. Il efface la fiche avec l'outil prévu, qui garde les pièces comptables, ou il la garde s'il a une raison légale de le faire et en informe la personne. Aubin Gilles Digital n'efface jamais une fiche sans le geste du Client.

9. Notification de violation

En cas de violation de données personnelles affectant les données du Client, l'Éditeur s'engage à :

• Notifier le Client par e-mail dans les 24 heures de la prise de connaissance.
• Fournir au Client toutes les informations utiles : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes concernées, conséquences probables, mesures prises ou envisagées.
• Coopérer avec le Client pour permettre, le cas échéant, la notification à l'autorité de contrôle (APD belge) dans les 72 heures et aux personnes concernées si requis (articles 33 et 34 RGPD).

10. Audit

Aubin Gilles Digital met à disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Client peut, sur préavis raisonnable (au moins 30 jours) et à ses frais, demander la communication des éléments d'audit (politique de sécurité, registres, procédures). Les frais d'audits sur site sont supportés par le Client demandeur.

11. Fin du contrat : sort des données

À la fin du contrat de service (résiliation, suppression du compte, etc.), Aubin Gilles Digital :

• Permet au Client de récupérer toutes ses données via les fonctions d'export, accessibles sans abonnement pendant douze mois après la fin de celui-ci ; un avis est envoyé au Client à la suspension de l'accès, onze mois et douze mois plus tard. Aucune donnée n'est effacée pendant ce délai ;
• À la clôture de l'institut (par le Client depuis ses paramètres), remet au Client undossier de restitution : l'ensemble des pièces comptables (factures, notes de crédit, classeur récapitulatif), le fichier clients, l'agenda et le catalogue, téléchargeable pendant 30 jours ; et procède dès la clôture à l'effacement de l'ensemble des données de l'institut, seul ce dossier restant téléchargeable pendant ces 30 jours. La conservation légale des pièces comptables (sept ans, article 60 du Code de la TVA) incombe au Client, qui l'atteste au moment de la clôture ; Aubin Gilles Digital ne conserve que ses propres factures d'abonnement et une preuve de la remise et de l'effacement, sans aucune pièce comptable de l'institut ni donnée de ses clients. Cette preuve contient : le nom de l'institut et son numéro d'entreprise, des identifiants techniques de l'institut et du compte du Client, la date et l'heure de la clôture, la période couverte, le nombre de pièces par type, le plus petit et le plus grand numéro de facture et de note de crédit, la taille et l'empreinte numérique du dossier remis, et la version de l'attestation acceptée. L'empreinte permet d'établir des années plus tard que le fichier restitué était bien celui-là, sans en garder le contenu. Lorsque le Client exploite l'institut en nom propre, ce nom et ce numéro sont des données personnelles. Cette preuve sert à établir la remise et l'effacement, et à répondre à une éventuelle réclamation. Elle est conservée sept ans au plus, puis supprimée automatiquement ;
• Détruit les copies existantes, sauf disposition contraire prévue par le droit de l'Union ou de l'État membre.

12. Responsabilité

Chaque partie demeure responsable du respect de ses propres obligations en matière de protection des données. Aubin Gilles Digital ne peut être tenu responsable du non-respect des obligations du Client en matière de licéité du traitement, d'information des personnes concernées ou de recueil de consentement.

13. Droit applicable et juridiction

Le présent accord est régi par le droit belge. Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents du siège social d'Aubin Gilles Digital, conformément à ce qui est prévu dans les CGU.

14. Contact

Pour toute question relative au présent accord : beautypro@aurora-synergy.app