Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

BeautyPro Aurora est une application de gestion destinée aux instituts de beauté (esthéticiennes, collaborateurs) et à leurs clients. L'éditeur de l'application est Aubin Gilles Digital (Rue de Haut-Bois 33, 5340 Gesves, Belgique, BCE 1016.682.338, TVA BE 1016.682.338), dont les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.

2. Qui est responsable du traitement de vos données ?

BeautyPro Aurora fonctionne en mode multi-tenant : chaque institut (« salon ») dispose d'un espace privé.

• Pour les esthéticiennes (propriétaires et collaborateurs) et pour les comptes utilisateurs en général, Aubin Gilles Digital agit en qualité de responsable du traitement.
• Pour les données des clients des salons (fiche client, historique de RDV, factures, etc.), chaque institut est responsable du traitement, et Aubin Gilles Digital intervient comme sous-traitant au sens du RGPD. Ce cadre est précisé dans notre Accord de sous-traitance (DPA), conforme à l'article 28 RGPD.

3. Quelles données collectons-nous ?

3.1 Pour les esthéticiennes

• Identité : prénom, nom
• Coordonnées : e-mail, téléphone (optionnel), adresse postale (optionnelle)
• Identification de l'institut : nom commercial, BCE/TVA, adresse, logo
• Données d'authentification : mot de passe (haché avec bcrypt : nous n'avons jamais accès à votre mot de passe en clair)
• Données techniques : journaux d'audit (action, horodatage, adresse IP)

3.2 Pour les clients

• Identité et contact : prénom, nom, e-mail, téléphone
• Adresse postale (si renseignée)
• Date de naissance (si renseignée)
• Numéro de TVA (si client professionnelle)
• Type de peau et notes de suivi esthétique : ce sont des caractéristiques esthétiques non médicales, utilisées pour personnaliser les soins.
• Allergies et contre-indications. Votre institut peut les noter dans un bloc prévu pour ça sur votre fiche, avec une liste de cases (allergies courantes, contre-indications) et une ligne libre. Ce bloc reste fermé tant que vous n'avez pas donné votre accord explicite (article 9.2.a du RGPD) : votre institut vous présente un texte, et n'enregistre votre accord qu'ensuite, avec sa date et le nom de la personne qui l'a recueilli.
  Vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait efface d'un seul geste vos réponses et l'accord ; il ne reste que la date du retrait, sans aucune information de santé, pour qu'une restauration de sauvegarde ne fasse pas revenir ce que vous avez retiré. Vous pouvez aussi refuser dès le départ : le bloc reste vide et rien n'est enregistré.
• Informations de santé notées ailleurs. Les notes libres, les questionnaires que l'institut compose lui-même et la reprise de données depuis un autre logiciel lui permettent aussi d'en enregistrer hors de ce bloc. Là encore, c'est votre institut qui décide de ce qu'il note et qui doit recueillir votre accord explicite avant de le faire ; vous pouvez le lui refuser, et le retirer ensuite. Nous, éditeur, intervenons comme sous-traitant : nous protégeons ces informations comme le reste de votre fiche, sans les exploiter pour autre chose que le fonctionnement du service.
• Réponses aux questionnaires / QCM et notes de suivi saisies par l'institut
• Historique des rendez-vous, factures, paiements, bons cadeaux
• Données techniques : l'historique des actions faites depuis votre espace (action, date et heure, adresse IP). L'adresse IP sert à la sécurité du service. Elle n'apparaît pas dans l'historique consulté par l'institut, et elle est effacée si vous supprimez votre compte.

3.3 Pour les visiteurs (sans compte)

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages visitées (consignées 30 jours au plus dans les journaux techniques du serveur, pour la sécurité).

3.4 Dans l'application mobile (iPhone et Android)

• Identifiant de notification de l'appareil (jeton fourni par Apple sur iPhone, par Google sur Android), avec le type d'appareil et la date de dernière ouverture de l'application : uniquement si vous autorisez les notifications. Il sert à vous prévenir d'une nouvelle demande de rendez-vous, d'une confirmation, d'un changement ou d'un rappel.

Aucun outil d'analyse comportementale tiers (Google Analytics, etc.) n'est utilisé dans l'application.

4. Pourquoi collectons-nous ces données ?

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle, puis anonymisées ou supprimées dans un délai raisonnable ; les données soumises à une obligation légale (par exemple les factures : sept ans, article 60 du Code de la TVA et article III.86 du Code de droit économique) sont conservées pour la durée légale correspondante.

Certaines données techniques et accessoires font l'objet d'une suppression automatique :

• Conversations avec l'assistant conversationnel : conservées 6 mois puis supprimées automatiquement. Elles sont utilisées pour améliorer l'expérience d'utilisation en analysant les problèmes rencontrés.
• Journal d'audit (traçabilité des actions sensibles) : 1 an. Une exception : quand un institut active la recharge automatique des SMS, la trace de son accord est gardée tant que la recharge reste active. Elle prouve l'accord donné pour chaque prélèvement. Son adresse IP est tout de même effacée après 1 an. Seconde exception : les repères des alertes du seuil de franchise TVA, qui ne portent ni nom ni contenu, sont gardés jusqu'à la fin de l'année civile qu'ils concernent.
• Journaux techniques du serveur (adresse IP, type de navigateur, pages visitées, pour la sécurité) : 30 jours au plus.
• Traces d'envoi d'e-mails (suivi technique) : 6 mois.
• Traces d'envoi de SMS de rappel (numéro, texte, statut de remise, côté passerelle d'envoi) : 1 an.
• Identifiant de notification de l'appareil : conservé tant que l'application est installée et que vous y êtes connecté. Il est supprimé à la déconnexion, à la suppression de votre compte, après 6 mois sans ouverture de l'application, et dès qu'Apple ou Google nous indique, lors d'un envoi, que l'application a été désinstallée.
• Demandes de réservation refusées ou annulées : 30 jours.
• Note laissée lors d'une réservation acceptée : effacée de la demande 12 mois après le rendez-vous. Une copie reste dans les notes du rendez-vous tenues par l'institut. Elle part aussi, copie comprise, si vous supprimez votre compte.
• Bloc « Allergies et contre-indications » : conservé aussi longtemps que votre fiche, et supprimé avec elle. Il part aussi dès que vous retirez votre accord, sans attendre. La date du retrait est gardée comme preuve que le retrait a bien eu lieu : elle ne porte aucune information de santé, et votre fiche une fois effacée ne porte plus votre nom.
• Demandes d'accompagnement terminées ou annulées : 12 mois.
• Registre des effacements : quand un compte est supprimé à la demande de la personne, ou quand un institut est clôturé, nous gardons une preuve que la suppression a bien eu lieu. Elle nous sert à le démontrer, à répondre à une éventuelle réclamation, et à éviter qu'une restauration de sauvegarde fasse revenir un compte supprimé, ou ce que la personne avait écrit dans l'application.
  Pour un compte supprimé, la preuve contient : la date, le type de compte, un identifiant technique du compte et, s'il y en a un, de l'institut lié (des suites de lettres et de chiffres, sans nom, e-mail ni téléphone), l'indication que les données ont été téléchargées ou non juste avant, et la façon dont ses fiches d'institut ont été traitées : vidées pour une suppression d'avant le changement du 24 octobre 2026, seulement détachées depuis ce changement.
  Pour un institut clôturé, elle contient en plus : le nom de l'institut et son numéro d'entreprise, la période couverte, le nombre de factures, de notes de crédit, de ventes, de clôtures de caisse et de bons cadeaux, le plus petit et le plus grand numéro de facture et de note de crédit, la taille et l'empreinte numérique du dossier remis, la version du texte accepté à la clôture et quelques repères techniques (version du logiciel, durée du lien). L'empreinte numérique est un code calculé à partir du fichier : elle permet de vérifier plus tard que c'était bien ce fichier, sans en garder le contenu. Quand l'institut est exploité en nom propre, sans société, son nom et son numéro d'entreprise sont des données personnelles. Nous les gardons pour que la preuve désigne l'institut concerné.
  Cette preuve est gardée sept ans au plus, puis supprimée automatiquement.
• Notifications internes d'administration : quand un institut est clôturé, notre administration en garde une trace qui porte le nom de l'institut et la date, et, si la résiliation de son abonnement échoue, les identifiants de cet abonnement chez notre prestataire de paiement. Elle sert à vérifier que la clôture s'est bien déroulée de bout en bout. Elle est gardée un an, puis supprimée.
• Messages publics étudiés et commentaires de nos pages Instagram et Facebook : durées données à la section 12.

Nos sauvegardes gardent une copie plus longtemps. Pour pouvoir remettre le service en marche après une panne, une erreur ou un incident, nous conservons des copies de sécurité : des copies de la base de données sur le serveur, et des images complètes du serveur chez notre hébergeur. Une donnée supprimée peut donc subsister dans ces copies jusqu'à cinq ans, au-delà des durées annoncées ci-dessus.

Ces copies ne servent qu'à cela : remettre le service en marche. Elles ne sont ni consultées, ni exploitées, ni communiquées pour un autre usage. Et si vous avez demandé la suppression de votre compte, une remise en marche ne peut pas faire revenir votre compte, ni ce que vous avez écrit dans l'application : le registre des effacements décrit ci-dessus est gardé sept ans, donc plus longtemps que la plus ancienne sauvegarde, et c'est lui qui est consulté après toute restauration.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous limitons strictement le partage :

• OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France) : fournisseur de service SMTP pour l'envoi des e-mails transactionnels (rappels de RDV, confirmation de réservation, factures, etc.). OVH traite les données en qualité de sous-traitant.
• ElevenLabs, Inc. (États-Unis) : assistant conversationnel, uniquement si vous l'utilisez : la connexion n'est établie qu'après ouverture de l'assistant et acceptation de l'avis. Le contenu de votre conversation est alors transmis à ElevenLabs pour générer les réponses (transfert hors UE encadré par des clauses contractuelles types). Voir le détail dans notre politique cookies et notre accord de sous-traitance.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) et Stripe, LLC (États-Unis). Finalité : gestion des abonnements payants et traitement sécurisé des paiements par carte. Données traitées : adresse e-mail du titulaire du compte, nom de l'établissement/raison sociale, adresse de facturation, numéro d'entreprise ou de TVA de l'institut s'il est renseigné (il est reporté sur les factures d'abonnement), identifiant et statut de l'abonnement. Le numéro de carte est saisi sur la page de paiement hébergée par Stripe et ne transite jamais par nos serveurs. Localisation/transfert : UE (Irlande) avec traitement possible aux États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types (art. 46 RGPD) et le Data Privacy Framework UE–États-Unis. Infos : https://stripe.com/fr/privacy.
• SMSTools (smstools.be, Belgique) : envoi des SMS de rappel de rendez-vous, uniquement si votre institut a activé les rappels par SMS. Données transmises : le numéro de mobile de la cliente et le texte du rappel (prénom, nom de l'institut, date et heure du rendez-vous). Traitement en Belgique (UE), en qualité de sous-traitant.
• Apple Inc. (États-Unis), service de notifications d'Apple (APNs) : uniquement dans l'application mobile sur iPhone, et si vous autorisez les notifications. Données transmises : l'identifiant de notification de l'appareil, le titre et le texte de la notification (par exemple le prénom et l'initiale du nom d'une cliente, la date et l'heure d'un rendez-vous, le nom de l'institut ; pour la gérante, l'alerte de seuil de franchise cite un montant de chiffre d'affaires), et les identifiants techniques qui servent à ouvrir le bon écran (type de notification, identifiant du rendez-vous ou de la demande, identifiant de l'institut). Apple achemine la notification jusqu'à l'appareil. Transfert hors UE encadré par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et les clauses contractuelles types (art. 46 RGPD).
• Google LLC (États-Unis), service de notifications Firebase Cloud Messaging : uniquement dans l'application mobile sur Android, et si vous autorisez les notifications. Mêmes données que pour Apple : l'identifiant de notification de l'appareil, le titre et le texte de la notification, et les mêmes identifiants techniques. Google achemine la notification jusqu'à l'appareil. Transfert hors UE encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46 RGPD).
• Google (Google Maps) : uniquement sur les fiches publiques d'institut, la carte de localisation est chargée après un clic ; la requête transmet alors techniquement votre adresse IP à Google. Aucun cookie publicitaire n'est déposé. Les polices de caractères, elles, sont désormais auto-hébergées (plus aucune requête à Google Fonts).
• Google (connexion avec Google) : uniquement si vous choisissez de vous connecter avec votre compte Google : Google agit alors en fournisseur d'identité indépendant (responsable de son propre traitement). Google nous transmet alors votre adresse e-mail et l'indication qu'elle est vérifiée, votre prénom, votre nom, votre photo de profil et un identifiant technique de compte ; aucune autre donnée de votre compte Google n'est consultée. À la création du compte, cette photo de profil devient l'image de votre compte. La connexion classique par mot de passe reste disponible et n'implique aucun échange avec Google.
• Commission européenne (service VIES) : lorsqu'un numéro de TVA est saisi dans le logiciel, qu'il s'agisse du vôtre ou de celui d'une cliente professionnelle, ce numéro est envoyé au registre public de la TVA de l'Union européenne pour vérifier qu'il existe. C'est une consultation de registre public, et c'est le seul transfert qui part sans aucun geste de votre part : il a lieu dès que vous quittez le champ. Rien d'autre que le numéro n'est transmis.
• Microsoft (service IndexNow) : lorsqu'une fiche publique d'institut est publiée ou retirée, son adresse web est signalée au service d'indexation du moteur de recherche Bing, pour qu'il la relise sans attendre. Aucune donnée personnelle n'accompagne cette adresse, et rien n'est signalé pour un institut dont la fiche n'est pas publique.
• Meta Platforms Ireland (Instagram, Facebook) et Anthropic (intelligence artificielle) : uniquement pour nos pages Instagram et Facebook et pour l'étude de messages publics, décrites à la section 12.
• L'esthéticienne / l'institut auquel vous êtes affiliée en tant que client : votre fiche client lui est accessible.
• Le support et l'administration de la plateforme BeautyPro Aurora : peuvent être amenés à consulter un compte ou un institut pour traiter une demande d'assistance ou un signalement de bug. Pour les besoins d'exploitation et de sécurité, l'administrateur de la plateforme dispose d'un accès en consultation seule aux espaces des instituts et de la possibilité de suspendre un compte ou un institut en cas de manquement aux CGU, de fraude ou de risque de sécurité. Il a également accès à des statistiques globales et aux journaux d'activité. Chaque action sensible est tracée dans les journaux d'audit.

Aucune donnée personnelle n'est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

7. La fiche publique de votre institut

Cette section ne concerne que les instituts. Elle décrit des données que vous rendez publiques vous-même, et il nous a semblé nécessaire de le dire précisément.

Ce qui la déclenche. Votre fiche publique est désactivée par défaut : rien n'est publié tant que vous ne faites rien. Elle s'active automatiquement le jour où vous activez la réservation en ligne dans vos paramètres, parce que vos clients doivent pouvoir trouver la page depuis laquelle ils réservent. Vous pouvez l'éteindre à tout moment, en deux gestes : désactivez d'abord la réservation en ligne, puis la fiche publique. Tant que la réservation en ligne est active, la fiche reste obligatoire, parce qu'elle est le seul moyen pour une cliente de trouver la page depuis laquelle elle réserve.

Ce qui devient alors visible par tout le monde, sans compte : le nom de votre institut, sa commune et son code postal, votre description, vos photos, vos horaires d'ouverture, vos prestations et leurs prix, vos liens de site et de réseaux sociaux, et, sur la page de votre institut, votre adresse.

Votre rue : c'est vous qui tranchez, au moment de l'activation. Quand vous activez la réservation en ligne, nous vous demandons si votre rue et votre numéro doivent figurer sur la page, ou seulement votre commune. Rien n'est publié avant que vous ayez choisi. Si vous travaillez à votre domicile, c'est votre domicile qui serait publié : sans la rue, vos clientes vous trouvent par la commune, et l'adresse exacte leur est envoyée à la confirmation du rendez-vous. Vous pouvez changer d'avis à tout moment dans Paramètres → Réservation en ligne → Fiche publique.

Ce qui n'est jamais publié : votre nom en tant que gérante, vos clients, vos rendez-vous, vos ventes, votre comptabilité, votre numéro de TVA. Rien de ce qui relève de la gestion de votre institut ne sort de votre compte.

Les moteurs de recherche. Cette page est faite pour être trouvée : elle est annoncée à Google par un plan de site, elle est lisible par les robots sans exécuter de JavaScript, et elle porte des données structurées décrivant votre institut (adresse, horaires, fourchette de prix). Les robots des assistants d'intelligence artificielle y sont également autorisés, au même titre que les moteurs classiques. Votre institut apparaît en outre dans l'annuaire public du site, où seuls la commune et le code postal sont affichés.

Base légale : l'exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b RGPD). La vitrine publique et la réservation en ligne font partie du service auquel vous souscrivez, et c'est vous qui décidez de les activer. L'article 25, § 2 du RGPD exige en outre que des données personnelles ne deviennent pas accessibles à un nombre indéterminé de personnes sans l'intervention de la personne concernée : c'est le rôle du choix qui vous est posé sur votre rue, au moment où la page part en ligne.

Comment redevenir invisible. Désactivez la fiche publique dans Paramètres → Réservation en ligne. La page cesse immédiatement d'être servie et sort du plan de site. En revanche, nous ne maîtrisons pas les moteurs de recherche : une page déjà explorée peut rester dans leurs résultats ou leur cache pendant un certain temps, et une copie peut subsister chez des tiers. Écrivez-nous si vous souhaitez que nous vous aidions à en demander le retrait.

Vous restez responsable du contenu que vous publiez sur cette fiche, notamment de vos photos et de vos textes.

8. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir une copie de vos données.
• Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement (art. 17) : supprimer vos données dans la mesure où aucune obligation légale ne s'y oppose (les factures, par exemple, doivent être conservées sept ans).
• Droit à la limitation du traitement (art. 18).
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré (JSON).
• Droit d'opposition (art. 21).
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (art. 7).

Comment exercer vos droits ? Connectez-vous à votre compte et ouvrez Paramètres → onglet Compte : la section « Confidentialité » permet d'exporter vos données, la section « Zone dangereuse » de supprimer votre compte. Vous pouvez aussi écrire à beautypro@aurora-synergy.app. Nous nous engageons à répondre sous 30 jours.

Supprimer votre compte BeautyPro Aurora

Vous pouvez demander la suppression de votre compte et des données associées directement depuis l'application, sans passer par nous.

Si vous êtes cliente :

1. Connectez-vous à votre compte.
2. Ouvrez vos réglages.
3. Choisissez « Supprimer mon compte ».
4. Cochez, si vous le voulez, la case de chaque institut à qui vous demandez d'effacer votre fiche.
5. Écrivez le mot SUPPRIMER en majuscules pour confirmer, et votre mot de passe si votre compte en a un. Un compte créé par une connexion Google ou Apple n'en a pas : la confirmation suffit.

Si vous êtes esthéticienne :

1. Si vous possédez un institut, clôturez-le d'abord : Paramètres → onglet Compte → « Clôturer mon institut ». Votre dossier comptable complet vous est remis avant l'effacement.
2. Puis Paramètres → onglet Compte → « Supprimer mon compte », avec la même confirmation.

Vous pouvez aussi, sans supprimer votre compte, demander à votre institut de retirer votre accord pour les allergies. Il efface alors vos réponses d'un seul geste.

Si vous préférez, écrivez à beautypro@aurora-synergy.app : nous traitons la demande sous 30 jours.

Ce qui est supprimé

• Votre compte : votre adresse e-mail de connexion, votre mot de passe, votre connexion Google ou Apple, vos sessions et vos appareils.
• Ce que vous avez écrit dans l'application : le mot et l'adresse laissés en réservant, le motif d'une annulation et vos messages aux instituts. Leur copie dans l'agenda de l'institut part aussi.
• Vos conversations avec l'assistant.

Votre compte est rendu anonyme et ne désigne plus personne.

Ce qui est conservé, et pourquoi

• Vos factures, notes de crédit et bons cadeaux : sept ans. La loi belge impose de les garder, et le règlement européen prévoit expressément cette exception (art. 17.3.b). Le nom, l'adresse et le numéro de TVA figurant sur ces pièces y restent figés tels qu'ils étaient le jour de leur émission : une facture ne se réécrit pas.
• La trace de vos actions : un an, puis effacée automatiquement. Elle existe pour la sécurité du service.
• La fiche que votre institut tient sur vous : rendez-vous, factures, notes, allergies. Elle reste chez lui, et il en est responsable. Vous pouvez lui demander de l'effacer, en cochant sa case au moment de la suppression ou en vous adressant à lui. Il décide, et garde ce que la loi l'oblige à garder, comme les factures.
• Nos copies de sauvegarde : jusqu'à cinq ans. Elles ne servent qu'à remettre le service en marche après une panne, et une remise en marche ne peut pas faire revenir un compte que vous avez supprimé.
• Une preuve d'effacement : sept ans au plus. Elle ne contient aucune donnée d'identité, et sert uniquement à démontrer que la suppression a bien eu lieu.

9. Sécurité

• Mots de passe hachés avec bcrypt (jamais stockés en clair).
• Tokens d'authentification à durée limitée, avec révocation côté serveur (déconnexion, changement de mot de passe, suspension de compte).
• Communication chiffrée via HTTPS (TLS).
• Headers de sécurité standards (Content-Security-Policy, HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy).
• Sauvegardes régulières.
• Accès aux données strictement limité au personnel et aux sous-traitants nécessaires.

10. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l'autorité belge de protection des données :

11. Modifications de la présente politique

Aubin Gilles Digital peut être amené à modifier la présente politique de confidentialité afin de refléter des évolutions techniques, juridiques ou fonctionnelles. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification dans l'application.